Naturalmente, no dia a dia de uma empresa, os gestores
deparam-se com diversos problemas. Quando os identificam, tentam agir para
resolvê-los. Você já acreditou ter solucionado um problema e, no entanto, este
voltou a ocorrer algum tempo depois? Por que isso aconteceu?
Uma razão provável é que a raiz do problema não foi atacada.
Muitas vezes uma disfunção na operação é apenas um sintoma de um problema
maior. Para resolver de vez um problema é necessário encontrar e agir sobre a
causa raiz certa, ou seja, a causa primária, fundamental. Caso contrário, o
resultado não se manterá.
Como evitar cair na armadilha de tratar apenas um sintoma ao
invés da causa principal? Existe uma metodologia que ajuda a estruturar a
resolução de problemas para que haja uma melhor gestão do negócio: o PDCA. Trata-se de um conceito
relativamente simples, que é extremamente adaptável, podendo ser aplicado a uma
infinidade de situações, ajudando a resolver até os problemas mais complexos.
Nesse caso, o método é composto por quatro etapas:
Na primeira parte desse artigo abordaremos apenas a primeira
etapa:
Essa fase (P)
consiste basicamente no entendimento do problema e no planejamento de como
atacá-lo. Após a identificação do problema, é necessário "quebrá-lo em
partes menores" (estratificação). Isso facilita a visualização à medida
que transforma um problema grande (mais geral) em problemas menores (mais
específicos), de mais fácil solução. Isso ajuda a pensar em causas mais
assertivas e ações mais tangíveis.
Há vários tipos de estratificações possíveis. Por exemplo,
para o problema "segurança na cidade do Rio de Janeiro", pode-se
estratificar por local (bairro), turno (manhã/tarde/noite), tipo
(assalto/furto/sequestro/acidente), entre outros.
É importante experimentar diversos tipos de estratificação
para enxergar o problema de diferentes ângulos e, eventualmente, escolher os
mais relevantes, os que mais impactam o problema geral. Nesse processo, é
essencial que as análises conclusivas sejam baseadas em dados, não em intuição.
Após selecionar a estratificação mais importante
("problema menor"), é feito um levantamento de causas. Por que esse
problema acontece? É uma questão de insumo, funcionários, procedimentos, ...?
Para cada causa encontrada, verifique se há algum outro fator que a está
causando. Continue perguntando "por que isso acontece?" até que as
possibilidades se esgotem.
A partir daí, pode ser feito o plano de ação (como tratar as
causas fundamentais para que aqueles problemas não voltem a aparecer?). Esse
plano deve conter prazos e um responsável por ação, para evitar que seja
esquecido ou constantemente adiado.
No começo da etapa P deve ainda ser definida uma meta. Só
assim será possível avaliar se os esforços estão, de fato, trazendo resultados
positivos. É preciso ter um parâmetro.
O P é a etapa mais longa do PDCA. O êxito das outras etapas
depende primordialmente dela. Quanto melhor for o planejamento, mais assertivas
e eficazes serão as soluções geradas.
